Otite 與拉哥斯、倫敦協作：同國時區與跨國會議日期核對

先確認三地日期與時間 {#clock-check}

出發前分別開啟 Otite 時間頁、Lagos 時間頁 與 London 時間頁，記錄城市名稱、當地日期、24 小時制時間與相對於台北的差異。不要只看會議平台自動轉換後的單一時間，因為參與者的裝置時區可能不同。

建立一張會議核對表，欄位包含會議主題、主持人、每個城市的當地日期、開始與結束時間、時區名稱、換算依據、最後確認者與確認時間。Otite 與 Lagos 若被視為同一國內時區，也要各自填寫城市名稱，避免把城市欄位省略後誤以為所有規則永遠相同。若參與者位於不同公司或使用不同日曆系統，請要求每人回覆自己看到的日期與時間，並把回覆與原始邀請放在同一份紀錄。這樣即使日後有人修改裝置設定，也能追溯當時採用的基準。

安排跨城市會議時，先選定一個明確的基準時區，再把其他城市的時間並列顯示。不要在訊息中只寫「下午三點」或「下週一」，而應寫出完整日期、星期、24 小時制時間與城市。若會議時間很接近午夜，至少預留三十分鐘緩衝，並確認結束時間是否落在另一個日期。每次重新開啟邀請前，先檢查瀏覽器、手機與日曆帳號的時區設定是否一致。

把會議邀請寫成雙方可讀格式 {#invite-format}

邀請標題同時放入 Otite 與倫敦日期，內文列出每一方的當地時間、時區識別、會議連結與主持人。拉哥斯若與 Otite 同處一國時區，也要在邀請中明確寫出，避免收件者自行猜測。要求參與者回覆「已確認日期與時間」，再把回覆保存到議程紀錄。

邀請內文可以依序列出「會議目的、Otite 當地時間、Lagos 當地時間、London 當地時間、預計長度、主持人、備用聯絡人、會議連結與回覆期限」。若討論需要跨越日期，將開始日期與結束日期分開寫，並在標題使用完整月份名稱，降低數字日期格式不同造成的誤讀。對需要準時出席的人，另外標示最晚加入時間與延遲處理方式；對只需閱讀紀錄的人，說明會後文件放置位置。邀請送出後不要立刻假設已同步，先確認各收件者的回覆與日曆畫面。

如果有人回覆的日期與主辦人不同，先保留雙方截圖或文字，再回到城市時間頁與時區資料重新計算。修正邀請時不要覆蓋原始版本，應在標題加入版本日期，並在內文說明修正原因與新的確認期限。跨國團隊也應約定日期格式，例如一律使用年／月／日，避免 03/04 同時被理解為三月四日或四月三日。

處理跨日與夏令時間變化 {#daylight}

若會議接近午夜，先檢查是否跨日，並在標題加上星期與日期。倫敦可能涉及夏令時間調整，請參考 IANA 時區資料庫 與會議日期的官方設定；不要用過往月份的時差推定未來日期。會議前一天再次核對三地時間。

夏令時間或法規變更可能讓同一城市在不同月份與 Otite、Lagos 的時差不同，因此不要把舊會議邀請的換算結果直接複製到新日期。核對時記下查詢日期、使用的時區識別與資料來源，並在會議前一天與開始前一小時各做一次快速確認。若倫敦剛好進入或離開夏令時間，向主持人與所有必要參與者再次發送提醒，明確指出哪一個時間是當地時間、哪一個時間是基準時間。

遇到跨日情況，將「前一日」與「當日」直接寫在行程表中，並檢查錄影、報名、提醒與會後文件的日期是否也同步。若系統自動寄出的提醒顯示另一個日期，先以人工訊息補充說明，不要只依賴自動提醒。對固定週期會議，應逐次檢查日期，而不是假設每週的時差都相同。

建立改期與缺席備案 {#fallback}

在邀請中提供改期窗口、第二主持人與聯絡方式。若任一方發現日期不一致，先暫停進入會議，回到三地時間頁重新核對，再發送修正版邀請。把取消、延後與改用非同步文件的條件寫清楚，讓缺席者仍能取得決策紀錄。

備案應列出至少兩個可用時段，並為每個時段寫明三地的日期與時間。若主要主持人臨時無法出席，第二主持人應能取得最新核對表、參與者名單與會議連結；若連結失效，則改用事先確認的替代平台。遇到道路、設備或網路問題時，先發出簡短通知，說明目前採用的日期、下一次更新時間與聯絡窗口，再補上完整修正版邀請。會議結束後，將最後採用的時間與實際出席狀況記入紀錄，供下一次安排參考。