安排戈亞尼亞、里斯本與台北之間的視訊會議時，最大的陷阱不只是時差，而是不同城市的日期可能不同，且里斯本會依季節調整夏令時間。單寫「週一上午 9 點」或只貼一個時鐘時間，可能讓參與者把會議記在錯誤日期。邀請中應清楚標出完整日期、每個城市的當地時間和時區名稱，並使用會自動轉換時區的日曆邀請。寄出前和每次改期後，都要逐一核對所有參與者看到的時間。
先確認每座城市的當地日期
跨時區排會議前，先選定一個明確的基準日期，再查看戈亞尼亞、里斯本和台北各自的當地日期與時間。當某地已進入隔天時，邀請必須標示各城市的日期，不能只寫「明天」或「週二」。適合三地的時段可能有限；若不方便，就協調不同時段或改為非同步更新，不要假設每個人都能在同一個工作時段參加。
先確認這是一次性會議還是重複會議。一次性的邀請可由日曆換算每位受邀者的本地時間；重複會議則可能遇到各地夏令時間開始或結束的日期不同。先在排程工具設定正確時區，再決定日期和時間。
留意里斯本季節性時差變化
里斯本會在冬季時間與夏令時間之間切換，台灣全年使用 UTC+8 且不實施日光節約時間。巴西的時區政策可能因官方規定而改變，戈亞尼亞的日期時差應以會議日期和可靠時區資料核算，不要沿用舊的時差表。里斯本與其他城市的時差可能在轉換前後改變，因此不能只記住一個全年通用的「相差幾小時」。
排定未來日期時，使用有更新時區資料的日曆或系統。里斯本夏令時間轉換日附近，也要特別檢查重複會議：某些當地時間可能不存在，或在時鐘回撥時出現兩次。若時間有歧義，改選其他時段，並直接向參與者確認。
用具時區資訊的日曆邀請
建立日曆事件時，選取城市或 IANA 時區識別碼，而不是把所有人名下的時區都當成相同。戈亞尼亞通常使用 America/Sao_Paulo，里斯本使用 Europe/Lisbon，台北使用 Asia/Taipei。把邀請設定為其中一個明確時區，讓日曆依每個受邀者的設定轉換；不要手動輸入三個裸露的時鐘時間後，期待它們一直保持同步。
邀請標題或說明可列出三地時間，方便人工檢查，但以帶有時區資料的日曆事件為準。寄出後，請至少一位在不同城市的參與者確認邀請顯示的當地日期與時間。如需視訊連結，也把平台、連結和備用聯絡方式放在同一封邀請中。
檢查跨午夜與日期標示
在三個城市中逐一核對日期，不只核對時鐘。假設一地的會議時間接近晚上或午夜，另一地可能已是下一天；日曆檢視畫面也可能因使用者所在地而顯示不同日期。用「2026 年 10 月 20 日（星期二）」這種完整日期，避免只寫星期幾或「今晚」。不要用模糊縮寫如 CST 代表時區，因為不同地區可能用同一縮寫表示不同時間。
如會議需要在當地工作時間內舉行，檢查三地對應的工作日與假日安排。當日期跨到週末或假日時，清楚標出各城市的日曆日期，並詢問參與者是否仍可出席。
用清楚格式寄送並確認改期
在邀請說明中使用一致格式，例如：戈亞尼亞：2026-10-20 09:00；里斯本：2026-10-20 13:00；台北：2026-10-20 21:00，但這類時間僅作格式示例，不能當成其他日期的固定換算。最好讓日曆服務根據選定日期和時區自動計算三地時間。避免只用 9:00、tomorrow、next Tuesday 或未標明上午下午的數字。
若需改期，編輯原日曆事件並重新發送更新，不要只在聊天訊息中改一個時間。更新後再次檢查三地日期、時區和視訊連結，並請參與者確認。若有人手動建立了另一個事件，提醒他們刪除舊邀請，以免同時保留兩個時間。
延伸查詢與資料來源
活動日期、營業時間與交通服務可能調整，行前請再查閱官方公告。
