Canberran ja Lontoon etäkokousta suunnitellessa suurin riski ei ole muunnoskaava:
kaupungit
voivat siirtyä kesäaikaan eri päivinä. Vahvista kokouspäivä ja molemmissa kaupungeissa silloin käytettävät aikavyöhykkeiden nimet, ja etsi sitten käytettävissä olevien aikojen päällekkäisyys. Se on luotettavampaa kuin yhden kiinteän ”aikaeron” muistaminen. Menetelmä sopii kaupunkien välisiin kokouksiin, perhepuheluihin ja verkkotapahtumiin.
Ennen aloittamista tarkista CityTimeDaten Canberran kaupunkisivulta sijainti ja paikallinen aika sekä varmista Lontoon aikavyöhyke virallisesta lähteestä. Artikkeli ei takaa tulevien päivien kiinteää aikaeroa eikä korvaa yrityskalenterin tai kokouspalvelun aikavyöhykeasetuksia.
Vahvista kokouspäivä ja molemmat aikavyöhykkeet
Kirjoita muistiin kokouspäivä sekä Canberran ja Lontoon ajat ja kummankin kaupungin aikavyöhyke. Älä kirjoita vain ”keskiviikkoiltapäivä” tai ”Lontoon aamu”, sillä vastaanottajan päivämäärä voi olla jo eri. Jos osallistujia on muissa kaupungeissa, aloita näistä kahdesta päätepisteestä ja tarkista sitten jokaisen kalenteri.
Viikoittaisen vakiokokouksen seuraava päivämäärä kannattaa avata ja tarkistaa ainakin kerran. Kokouspalvelut näyttävät ajan yleensä osallistujan laitteen aikavyöhykkeen mukaan, mutta kalentereihin, sähköposteihin ja omiin muistiinpanoihin voi jäädä vanha aikaero. Vahvista ensin kaupungit, sitten päivämäärä ja vasta lopuksi kellonaika.
Etsi työaikojen päällekkäisyys
Kirjoita Canberran ja Lontoon työajat erillisiksi aikaväleiksi ja etsi niiden yhteinen osa. Jos se on lyhyt, sopikaa kumpi osapuoli ottaa aikaisemman tai myöhäisemmän ajan ja vuorotelkaa. Älä anna saman ryhmän uhrata unta tai perheaikaa joka viikko.
Listaa kaksi tai kolme ehdokasaikaa ja merkitse jokaisen kohdalle täydellinen päivämäärä ja kellonaika kummassakin kaupungissa. Näin osallistujat vertaavat vaihtoehtoja suoraan ilman uutta muunnosta sähköpostivastauksessa. Vähennä aikavälistä myös lounas, nouto tai matkustaminen tarvittaessa.
Huomioi kesäajan vaihtumisjaksot
Canberra ja Lontoo eivät välttämättä aloita ja lopeta kesäaikaa samoina päivinä, joten aikaero voi vaihdella vuoden mittaan. Jos kokous osuu vaihtumisajankohdan lähelle, tarkista molempien kaupunkien viralliset aikavyöhyketiedot uudelleen. Älä käytä edellisen kauden kiinteää muunnosta tarkistamatta.
Kellonsiirto tehdään viikonloppuna, joten maanantain säännölliset kokoukset ovat erityisen alttiita sekaannuksille. Kirjoita molempien kaupunkien ajat kutsun otsikkoon tai asialistaan ja pyydä osallistujia tarkistamaan kalenterinäkymä. Päivänvalo auttaa hahmottamaan päivän pituutta, mutta ei korvaa aikavyöhyke- tai kesäaikatiedotetta.
Tarkista kutsut ja muistutukset kahdesti
Valitse kalenterikutsua luodessa oikea kaupunki tai aikavyöhyke ennen kokousajan syöttämistä. Älä syötä muunnettua aikaa uudelleen ikään kuin se olisi toisen kaupungin paikallinen aika. Lähettämisen jälkeen näytä kutsu toisessa aikavyöhykkeessä ja tarkista päivämäärä, alku, loppu ja toistuvuus.
Lisää muistutukseen kaupunki ja täydellinen päivämäärä, esimerkiksi ”Canberra to 09:00 / Lontoo ke 23:00”, älä vain ”huomenna aamulla”. Vaikka kokouspalvelu käsittelee kesäajan automaattisesti, tarkista osallistujille näkyvä esikatselu, ettei oma huomautus ole ristiriidassa järjestelmäajan kanssa.
Pidä varasuunnitelma päivämäärän yli meneville kokouksille
Jos työaikojen päällekkäisyys on vähäinen, valmistele asynkroninen vaihtoehto: jaa asialista ajoissa, pyydä vastaukset tärkeisiin kysymyksiin tai tallenna lyhyt selitys ilman arkaluonteisia tietoja. Jos reaaliaikainen keskustelu on tarpeen, jaa kokous lyhyempiin osiin, jotta toisen osapuolen ei tarvitse valvoa myöhään.
Määritä ”päivämäärän vahvistuspiste” kokouksille, jotka voivat osua eri paikallisiin päivämääriin. Jos jommankumman aikavyöhykekäytäntö, kesäaikataulu tai työajat muuttuvat, valitkaa uusi aika tarkistuspisteessä. Edellinen onnistunut kokous ei takaa, että seuraava osuisi samaan paikalliseen päivään.
Lisälukemista ja lähteet
Tapahtumien päivämäärät, aukioloajat ja liikennepalvelut voivat muuttua. Tarkista viranomaisten ja palveluntarjoajien tiedotteet ennen matkaa.
