כדי לתאם שיחת עבודה בין וארי ליוסטון, קבעו תחילה את אזורי הזמן והתאריכים של שתי הערים, ולאחר מכן הביאו בחשבון את שעון הקיץ בארצות הברית, שעות העבודה, מעבר ליום הבא ותוכנית חיבור חלופית בזמן נסיעה. וארי משתמשת בשעון מערב אפריקה, ואילו השעה ביוסטון משתנה במהלך השנה לפי הכללים בארצות הברית, ולכן אין להסתמך כל השנה על הפרש קבוע אחד. מאמר זה מתמקד בתזמון פגישות בין וארי ליוסטון ומרכז דרכים לבדוק שעה, לשלוח הזמנות, להעביר משימות ולתאם נסיעות עבודה. שעות לדוגמה אינן התחייבות לשעות הפעילות של חברה כלשהי.
סימוני אזורי הזמן של שתי הערים
לפני יצירת הפגישה, בדקו את התאריך והשעה המקומיים בווארי דרך דף העיר וארי ב-CityTimeDate, ולאחר מכן בדקו את השעה של הצד השני בשעון עיר אמין ליוסטון. באירוע היומן ציינו עיר או אזור זמן של IANA, במקום לכתוב בכותרת רק „שעון ניגריה” או „שעון ארצות הברית”. השאירו בתיאור כל הזמנה את התאריכים בשתי הערים, כדי שהמשתתפים יוכלו לזהות מעבר בין ימים.
וארי ולאגוס נמצאות באותו אזור זמן, Africa/Lagos, ומשתמשות כל השנה בשעון מערב אפריקה, UTC+1. ביוסטון חל אזור הזמן America/Chicago: UTC-6 בשעון התקני ו-UTC-5 בשעון הקיץ. לכן וארי מקדימה בדרך כלל את יוסטון ב-7 או ב-6 שעות; בדקו שוב לפי תאריך הפגישה. אם המערכת מציגה רק היסט מ-UTC, ודאו גם אם שעון הקיץ חל באותו יום. אל תעתיקו את שעת הפגישה הקודמת לעונה הבאה; בדקו אותה מחדש לפני שליחת ההזמנה.
השפעת שינוי השעון בארצות הברית על חפיפת שעות העבודה
לאחר שינוי השעון ביוסטון, שעות העבודה המשותפות עם וארי עשויות לזוז בשעה קדימה או אחורה. אירוע שבועי ביומן ששומר על אזור הזמן הנכון בדרך כלל מתעדכן לפי שינוי הכללים, אך שעה מקומית שנקבעה לפי עיר אחת עשויה להופיע אחרת בעיר השנייה. בדקו מחדש גם שעות שהוזנו ידנית בגיליונות אלקטרוניים, בהודעות צ'אט או בלוחות משמרות. סמנו את שבוע שינוי השעון כתזכורת מיוחדת ובקשו מהמארגן לאשר לפני הפגישה את השעה המוצגת בשתי הערים.
בחרו תחילה טווח שעות עבודה המקובל על שני הצדדים, ואז התחשבו בנסיעות של משתתפים מסוימים. שעות הבוקר המוקדמות בווארי או שעות הלילה המאוחרות ביוסטון עלולות לפגוע בריכוז ובמהירות התגובה. אם אי אפשר להימנע משעה לא נוחה, קצרו את סדר היום וספקו הקלטה או העברת משימות בכתב. העובדה ששעה אפשרית מבחינה טכנית אינה אומרת שהיא מתאימה לכל משתתף.
התאמת תאריכים במעבר ליום אחר
כשעוברים בין ימים, בדקו את שני התאריכים; הוספת שם העיר לצד השעה אינה מספיקה. לדוגמה, כאשר ביוסטון חל שעון תקני, יום שלישי בשעה 01:00 בווארי מתאים ליום שני בשעה 18:00 ביוסטון. בזמן שעון הקיץ ביוסטון, אותה שעה — יום שלישי 01:00 בווארי — מתאימה ליום שני 19:00 ביוסטון. אלה דוגמאות להתאמת תאריכים בלבד, ולא שעות מומלצות לפגישות עבודה. השאירו את הגדרת אזור הזמן באירוע היומן; הכיתוב „מחר בבוקר” עלול לגרום לצוותים בערים שונות להתייחס לתאריכים מקומיים שונים.
ציינו בנפרד מועדי יעד לפני הפגישה ואחריה. לדוגמה, אם הנתונים מועברים ביום שני אחר הצהריים בווארי, ייתכן שביוסטון עדיין יום שני בבוקר. אם דרושה תשובה באותו יום עבודה, כתבו לאיזו עיר מתייחס התאריך. אפשר לחשב כמה ימים מפרידים בין שתי פגישות באמצעות כלי הפרש התאריכים של CityTimeDate, אך הוא אינו קובע שעות עבודה.
הזמנות ליומן והעברת משימות
בעת יצירת האירוע, בחרו את אזור הזמן הנכון של וארי או יוסטון ורק לאחר מכן הזמינו את המשתתפים. אל תיצרו תחילה אירוע לפי השעה המקומית ותוסיפו את ההפרש לטקסט מאוחר יותר. הוסיפו להזמנה את סדר היום, הקבצים המצורפים, המנחה והנחיות למקרה של איחור, כך שגם מי שאינו יכול להשתתף יוכל להשלים את העברת המשימות. בדקו אירועים חוזרים לפני שינוי השעון ואחריו כדי לוודא שהשעה עדיין מוצגת כמצופה.
אם משתתף מתחבר משדה התעופה, ממקום הלינה או מאתר העבודה, ספקו דרך חיוג חלופית וחלון זמן לדיווח על איחור. הגדירו תזכורות לשתי הערים באמצעות הטיימרים של CityTimeDate וציינו בהודעה את התאריך המקומי בווארי. אם התוכנית משתנה, עדכנו את האירוע המקורי כדי שהצוות לא יחזיק בשתי גרסאות.
תיאום שיחת עבודה עם מסלול נסיעה
במהלך נסיעת עבודה, אל תקבעו שיחה ממש לפני ההגעה, איסוף המזוודות, ההסעה או מעבר למקום לינה אחר, או מיד אחריהם.. תחילה העריכו כמה זמן יידרש להגיע מהדרך או משדה התעופה למקום סגור ושקט לשיחה, ואז החליטו אם תוכלו להצטרף בזמן. אם החיבור לאינטרנט, החשמל או משך הנסיעה אינם ודאיים, הכינו מראש אפשרות להצטרף בשמע בלבד, העברת משימות בכתב ותוכנית לשינוי מועד.
לסיום בדקו שלושה דברים: אזורי הזמן והתאריכים בשתי הערים, אם שעת ההזמנה מומרת אוטומטית ואם המשתתפים המרכזיים רואים מידע זהה. במידת הצורך צרפו לסדר היום צילום מסך או השוואה כתובה של השעות בווארי וביוסטון, אך אל תשתמשו בצילום ישן במקום לבדוק ביום הפגישה. כדי לבדוק שוב את השעה בעיר וכלים נוספים, חזרו אל דף העיר וארי ב-CityTimeDate.
רישומי זמן של צוותים בין־עירוניים צריכים להיות ברורים גם למי שאינו משתתף. בכל פגישה כתבו עיר, תאריך, שעה, סימון אזור הזמן ואם חל מעבר ליום אחר; השתמשו באותה תבנית גם במסמכי העברת משימות. כשמישהו אומר „בבוקר” או „אחר הצהריים”, בקשו שיוסיף שעה במספרים ואת שם העיר, כדי שהביטוי לא יתפרש בדרכים שונות באזורים שונים.
בעת שינוי שעון או נסיעות של חברי הצוות, המארגן יכול לשלוח הודעת אישור קצרה לפני הפגישה ולבקש מכל אחד להשיב עם התאריך והשעה שמופיעים אצלו במסך. אם מישהו אינו יכול להשתתף, שלחו מראש את סדר היום, מועד ההחלטה והעברת המשימות בכתב, כדי שטעות באזור זמן לא תאלץ את הצוות לתכנן מחדש את כל תהליך העבודה.
לפני היציאה, בדקו פעם נוספת את הכתובת, העיר, התאריך, מקום המפגש, מספר הטלפון ליצירת קשר ותוכנית הגיבוי; כל מי שנוסע אתכם צריך להבין אותם באופן עצמאי. שמרו את התשובה העדכנית ברישום לא מקוון ועדכנו אותו לאחר ההגעה לפי המצב בשטח. אל תתנו להודעות ישנות להמשיך לקבוע את הצעדים הבאים.
מידע נוסף ומקורות
מועדי אירועים, שעות פתיחה ושירותי תחבורה עשויים להשתנות. בדקו עדכונים רשמיים לפני הנסיעה.
