Plānojot darba zvanu starp Varri un Hjūstonu, vispirms nosakiet abu pilsētu laika joslas un datumus, pēc tam ņemiet vērā ASV pāreju uz vasaras laiku, darba stundas, datuma maiņu un rezerves interneta savienojumu ceļojuma laikā. Varri izmanto Rietumāfrikas laiku, bet Hjūstonas pulksteņa laiks gada gaitā mainās saskaņā ar ASV noteikumiem, tāpēc nepietiek iegaumēt vienu nemainīgu laika starpību. Šajā rakstā par Varri un Hjūstonas sanāksmju laikiem aplūkota laika pārbaude, uzaicinājumu sūtīšana, darba nodošana un zvanu saskaņošana ar komandējumiem. Piemēra laiki nav neviena uzņēmuma darba laika solījums.
Divu pilsētu laika joslu apzīmējumi
Pirms sanāksmes plānošanas pārbaudiet Varri vietējo datumu un laiku CityTimeDate Varri pilsētas lapā, bet otras puses laiku noskaidrojiet, izmantojot uzticamu Hjūstonas pilsētas pulksteni. Kalendāra notikumam izvēlieties pilsētu vai IANA laika joslu, nevis virsrakstā rakstiet tikai “Nigērijas laiks” un “ASV laiks”. Uzaicinājuma aprakstā norādiet datumus abās pilsētās, lai dalībnieki pamanītu datuma maiņu.
Varri un Lagosa atrodas laika joslā Africa/Lagos un visu gadu izmanto Rietumāfrikas laiku UTC+1. Hjūstona izmanto America/Chicago: standarta laiks ir UTC-6, bet vasaras laiks — UTC-5. Tāpēc Varri parasti ir 7 vai 6 stundas priekšā Hjūstonai; pārbaudiet starpību vēlreiz, ņemot vērā sanāksmes datumu. Ja sistēma rāda tikai UTC nobīdi, noskaidrojiet, vai tajā dienā ir spēkā vasaras laiks. Nekopējiet iepriekšējās sanāksmes laiku nākamajai sezonai — pirms uzaicinājuma nosūtīšanas to pārbaudiet no jauna.
ASV pulksteņa pārgriešanas ietekme uz darba laika pārklāšanos
Pēc pulksteņa pārgriešanas Hjūstonā kopīgais darba laiks ar Varri var pārbīdīties par stundu agrāk vai vēlāk. Kalendārs ar pareizi iestatītu laika joslu parasti piemēro atjauninātos noteikumus iknedēļas atkārtotai sanāksmei, tomēr izklājlapās, tērzēšanas ziņās vai dežūru grafikos manuāli ierakstītie laiki jāpārbauda no jauna. Ja vienā pilsētā sanāksmei tiek saglabāts nemainīgs vietējais pulksteņa laiks, otrā pilsētā attēlotais vietējais laiks var mainīties. Atzīmējiet pulksteņa maiņas nedēļu ar īpašu atgādinājumu un lūdziet organizatoram pirms sanāksmes apstiprināt abu pilsētu rādījumus.
Vispirms atrodiet abām pusēm pieņemamu darba laika posmu un tikai pēc tam saskaņojiet atsevišķu dalībnieku ceļojumus. Agrs rīts Varri vai vēla nakts Hjūstonā var ietekmēt koncentrēšanos un atbilžu ātrumu. Ja iespējams tikai neērts laiks, saīsiniet darba kārtību un nodrošiniet ierakstu vai rakstisku darba nodošanu. Tas, ka laiks ir tehniski iespējams, nenozīmē, ka tas ir piemērots katram dalībniekam.
Datumu salīdzināšana, mainoties dienai
Mainoties dienai, pārbaudiet abus datumus, nevis tikai pilsētas nosaukumam blakus norādīto pulksteņa laiku. Kad Hjūstonā ir standarta laiks, Varri otrdien plkst. 01:00 atbilst Hjūstonas pirmdienai plkst. 18:00; Hjūstonas vasaras laikā tā pati Varri otrdiena plkst. 01:00 atbilst Hjūstonas pirmdienai plkst. 19:00. Tie ir tikai datumu salīdzināšanas piemēri, nevis ieteicamie darba sanāksmju laiki. Kalendāra notikumā tik un tā jāsaglabā laika joslas iestatījums. Ieraksts “rīt no rīta” var likt starppilsētu komandas locekļiem izmantot dažādus datumus.
Atsevišķi norādiet termiņus pirms un pēc sanāksmes. Piemēram, ja materiāli tiek nodoti Varri pirmdienas pēcpusdienā, Hjūstonā vēl var būt pirmdienas rīts. Ja gaidāt atbildi tajā pašā darba dienā, norādiet datumu, atsaucoties uz konkrēto pilsētu. Dienu skaita noteikšanai starp divām sanāksmēm izmantojiet CityTimeDate datumu starpības rīku, taču tas nenosaka darba laiku.
Kalendāra uzaicinājumi un darba nodošana
Veidojot notikumu, izvēlieties pareizo Varri vai Hjūstonas laika joslu un tikai tad uzaiciniet dalībniekus. Neveidojiet notikumu vispirms pēc vietējā laika, lai vēlāk tekstā pievienotu laika starpību. Uzaicinājumā iekļaujiet darba kārtību, pielikumus, organizatoru un kavēšanās noteikumus, lai arī prombūtnē esošie varētu pārņemt darbu. Pārbaudiet atkārtoto sanāksmi pirms pulksteņa maiņas un pēc tās, lai pārliecinātos, ka laiks tiek attēlots kā paredzēts.
Dalībniekiem, kuri pievienosies no lidostas, naktsmītnes vai būvlaukuma, norādiet rezerves iezvanīšanās veidu un laiku, līdz kuram jāziņo par kavēšanos. Pirms sanāksmes iestatiet atgādinājumus abām vietām ar CityTimeDate taimeri un ziņā norādiet Varri vietējo datumu. Mainoties plānam, atjauniniet sākotnējo notikumu, lai komandai nepaliktu divas versijas.
Darba zvanu un ceļojumu plānu saskaņošana
Ceļojuma laikā neieplānojiet darba zvanu tieši pie ierašanās, bagāžas saņemšanas, transfēra vai naktsmītnes maiņas. Vispirms aprēķiniet, cik ilgs laiks vajadzīgs, lai no ceļa vai lidostas nokļūtu klusā iekštelpā, un tad izlemiet, vai varēsiet pievienoties laikā. Ja internets, elektrība vai brauciens nav drošs, iepriekš sagatavojiet iespēju pieslēgties tikai ar audio, rakstisku darba nodošanu un laika maiņu.
Noslēgumā pārbaudiet trīs lietas: abu pilsētu laika joslas un datumus, uzaicinājumā automātiski pārvērsto laiku un to, vai visiem galvenajiem dalībniekiem tiek rādīts viens un tas pats laiks. Vajadzības gadījumā pievienojiet darba kārtībai Varri un Hjūstonas laika ekrānuzņēmumu vai teksta salīdzinājumu, bet neizmantojiet vecu ekrānuzņēmumu šīs dienas pārbaudes vietā. Pārbaudiet pilsētas laiku un citus rīkus no jauna CityTimeDate Varri pilsētas lapā.
Laika ierakstam jābūt saprotamam arī cilvēkam, kurš vienošanos nav apspriedis. Pie katras sanāksmes norādiet pilsētu, datumu, pulksteņa laiku, laika joslas apzīmējumu un to, vai mainās diena; tādu pašu formātu izmantojiet darba nodošanas dokumentos. Ja kāds saka “no rīta” vai “pēcpusdienā”, pievienojiet skaitlisku laiku un pilsētu, lai nerastos atšķirīgi skaidrojumi.
Pulksteņa maiņas laikā vai komandas locekļiem ceļojot, organizators pirms sanāksmes var nosūtīt īsu apstiprinājuma ziņu un lūgt visiem apstiprināt ekrānā redzamo datumu un laiku. Ja kāds nevar piedalīties, iepriekš nosūtiet darba kārtību, lēmuma termiņu un rakstisku darba nodošanu, lai laika joslas kļūda nepārtrauktu visu darba procesu.
Pirms došanās ceļā vēlreiz pārbaudiet adresi, pilsētu, datumu, tikšanās veidu, tālruņa numuru un rezerves plānu tā, lai ceļabiedrs tos varētu saprast patstāvīgi. Saglabājiet jaunāko atbildi bezsaistē pieejamā piezīmē un pēc ierašanās atjauniniet to atbilstoši apstākļiem. Neļaujiet novecojušai ziņai noteikt nākamo soli.
Papildu lasāmviela un avoti
Pasākumu datumi, darba laiks un transporta pakalpojumi var mainīties. Pirms ceļojuma pārbaudiet oficiālo jaunāko informāciju.
