Pri planiranju poslovnog poziva između Warri-ja i Houstona prvo utvrdite vremenske zone i datume za oba grada, a zatim uzmite u obzir letnje računanje vremena u SAD, radno vreme, promenu datuma i rezervni internet tokom putovanja. Warri koristi zapadnoafričko vreme, dok se vreme u Houstonu tokom godine menja prema pravilima SAD, pa nije dovoljno zapamtiti jednu stalnu razliku. Ovaj tekst o vremenu sastanaka između Warri-ja i Houstona objašnjava kako proveriti vreme, poslati poziv, predati zadatke i uskladiti poziv sa poslovnim putovanjem. Primeri termina ne predstavljaju obećanje radnog vremena bilo koje kompanije.
Oznake vremenskih zona dva grada
Pre zakazivanja sastanka proverite lokalni datum i vreme u Warri-ju na gradskoj stranici Warri-ja na CityTimeDate-u, a vreme druge strane pouzdanim gradskim satom za Houston. U kalendarskom događaju izaberite grad ili IANA vremensku zonu umesto da u naslovu samo napišete „vreme u Nigeriji” i „vreme u SAD”. U opisu poziva navedite datume za oba grada kako bi učesnici lako uočili promenu dana.
Warri i Lagos pripadaju zoni Africa/Lagos i tokom cele godine koriste zapadnoafričko vreme UTC+1. Houston koristi America/Chicago: standardno vreme je UTC-6, a letnje UTC-5. Zato je Warri obično 7 ili 6 sati ispred Houstona; ponovo proverite razliku prema datumu sastanka. Ako sistem prikazuje samo UTC pomeraj, proverite da li tog dana važi letnje računanje vremena. Nemojte kopirati vreme prethodnog sastanka u sledeću sezonu; proverite ga ponovo pre slanja poziva.
Uticaj promene sata u SAD na preklapanje radnog vremena
Posle promene sata u Houstonu, zajedničko radno vreme sa Warri-jem može da se pomeri za sat unapred ili unazad. Kalendar obično primenjuje ažurirana pravila na nedeljni sastanak koji se ponavlja ako čuva ispravnu vremensku zonu, ali vremena ručno uneta u tabele, poruke ili rasporede dežurstava treba ponovo proveriti. Posebno označite nedelju promene sata i zamolite organizatora da pre sastanka potvrdi prikaz vremena u oba grada. Međutim, ako se lokalno vreme na satu u jednom gradu zadrži nepromenjeno, prikaz događaja u drugom gradu može da se promeni.
Najpre pronađite radni termin prihvatljiv za obe strane, pa zatim uskladite putovanja pojedinih članova. Rano jutro u Warri-ju ili kasna noć u Houstonu mogu da utiču na koncentraciju i brzinu odgovora. Ako je moguć samo nepovoljan termin, skratite dnevni red i obezbedite snimak ili pisanu predaju zadataka. To što je termin tehnički moguć ne znači da odgovara svakom učesniku.
Poređenje datuma pri promeni dana
Pri promeni dana proverite oba datuma, a ne samo vreme pored naziva grada. Kada je u Houstonu standardno vreme, utorak u 01:00 u Warri-ju odgovara ponedeljku u 18:00 u Houstonu; tokom letnjeg računanja vremena u Houstonu, isti utorak u 01:00 u Warri-ju odgovara ponedeljku u 19:00 u Houstonu. Ovo su samo primeri poređenja datuma, a ne preporučeni termini za poslovni sastanak. Događaj u kalendaru i dalje mora da zadrži podešavanje vremenske zone. Zapis „sutra ujutru” može navesti članove međugradskog tima da koriste različite datume.
Odvojeno navedite rokove pre i posle sastanka. Na primer, ako se materijal preda u ponedeljak popodne u Warri-ju, u Houstonu možda još traje ponedeljak ujutru. Ako očekujete odgovor tokom istog radnog dana, navedite datum prema konkretnom gradu. Za izračunavanje broja dana između dva sastanka koristite CityTimeDate alat za razliku između datuma, ali on ne određuje radno vreme.
Pozivi u kalendaru i predaja zadataka
Pri kreiranju događaja izaberite ispravnu vremensku zonu za Warri ili Houston, pa tek onda pozovite učesnike. Nemojte prvo kreirati događaj po lokalnom vremenu pa naknadno dodati razliku u tekstu. U poziv uključite dnevni red, priloge, organizatora i pravila za kašnjenje kako bi i odsutni mogli da preuzmu zadatke. Proverite ponavljajući sastanak pre i posle promene sata da biste potvrdili da se prikazuje očekivano vreme.
Učesnicima koji se priključuju sa aerodroma, iz smeštaja ili sa gradilišta navedite rezervni telefonski način povezivanja i rok za prijavu kašnjenja. Pre sastanka podesite podsetnike za obe lokacije pomoću CityTimeDate tajmera, a u poruci navedite lokalni datum u Warri-ju. Ako se plan promeni, ažurirajte izvorni događaj kako tim ne bi zadržao dve verzije.
Usklađivanje poslovnih poziva i putovanja
Tokom putovanja nemojte zakazivati poslovni poziv neposredno uz dolazak, preuzimanje prtljaga, prevoz ili promenu smeštaja. Najpre procenite koliko je vremena potrebno od puta ili aerodroma do mirne prostorije za razgovor, pa odlučite da li možete da se uključite na vreme. Ako su internet, struja ili putovanje nepouzdani, unapred pripremite vezu samo za zvuk, pisanu predaju zadataka i mogućnost promene termina.
Na kraju proverite tri stvari: vremensku zonu i datum u oba grada, automatsko preračunavanje vremena u pozivu i da li svi ključni učesnici vide isto vreme. Po potrebi dodajte dnevnom redu snimak ekrana ili tekstualno poređenje vremena u Warri-ju i Houstonu, ali nemojte koristiti star snimak umesto provere na dan sastanka. Ponovo proverite gradsko vreme i druge alate na gradskoj stranici Warri-ja na CityTimeDate-u.
Zapis vremena treba da razume i osoba koja nije učestvovala u dogovoru. Za svaki sastanak navedite grad, datum, vreme, oznaku vremenske zone i da li se menja dan; isti format koristite u dokumentima za predaju zadataka. Kada neko kaže „ujutru” ili „popodne”, dodajte brojčano vreme i naziv grada da biste izbegli različita tumačenja.
Kada se menja sat ili članovi putuju, organizator može pre sastanka da pošalje kratku poruku za potvrdu i zatraži da svi potvrde datum i vreme prikazane na svom ekranu. Ako neko ne može da prisustvuje, unapred pošaljite dnevni red, rok za odluku i pisanu predaju zadataka kako greška u vremenskoj zoni ne bi poremetila ceo radni tok.
Pre polaska još jednom proverite adresu, grad, datum, način sastanka, broj telefona i rezervni plan tako da ih saputnik može samostalno razumeti. Sačuvajte najnoviji odgovor u belešci dostupnoj van mreže i ažurirajte je po dolasku prema stvarnim okolnostima. Ne dozvolite da zastarela poruka određuje sledeći korak.
Dodatno čitanje i izvori
Datumi događaja, radno vreme i prevoz mogu da se promene. Pre putovanja proverite najnovija zvanična obaveštenja.
