เมื่อนัดหมายการโทรงานระหว่างวาร์รีกับฮิวสตัน ให้กำหนดเขตเวลาและวันที่ของทั้งสองเมืองก่อน จากนั้นคำนึงถึงเวลาออมแสงของสหรัฐฯ เวลาทำงาน การข้ามวัน และแผนสำรองสำหรับการเชื่อมต่อระหว่างเดินทาง วาร์รีใช้เวลามาตรฐานแอฟริกาตะวันตก ส่วนเวลาของฮิวสตันเปลี่ยนไปในแต่ละช่วงปีตามกฎของสหรัฐฯ จึงไม่ควรจำส่วนต่างเวลาแบบตายตัวค่าเดียวไว้ใช้ตลอดทั้งปี บทความเรื่องเวลาประชุมวาร์รี–ฮิวสตันนี้รวบรวมวิธีตรวจสอบเวลา ส่งคำเชิญ ส่งต่องาน และประสานการประชุมกับการเดินทางเพื่อทำงาน เวลาตัวอย่างไม่ใช่คำรับรองเวลาทำงานของบริษัทใด ๆ
ป้ายเขตเวลาของทั้งสองเมือง
ก่อนสร้างการประชุม ให้ตรวจสอบวันที่และเวลาท้องถิ่นในวาร์รีจากหน้าข้อมูลเมืองวาร์รีของ CityTimeDate จากนั้นตรวจสอบเวลาของอีกฝ่ายด้วยนาฬิกาเมืองฮิวสตันที่เชื่อถือได้ ในกิจกรรมปฏิทิน ให้ระบุเมืองหรือเขตเวลา IANA แทนการเขียนเพียง “เวลาไนจีเรีย” หรือ “เวลาสหรัฐฯ” ในชื่อกิจกรรม ใส่วันที่ของทั้งสองเมืองไว้ในคำอธิบายคำเชิญ เพื่อให้ผู้เข้าร่วมสังเกตการเปลี่ยนวันได้ง่าย
วาร์รีและลากอสอยู่ในเขตเวลา Africa/Lagos และใช้เวลามาตรฐานแอฟริกาตะวันตก UTC+1 ตลอดทั้งปี ฮิวสตันใช้ America/Chicago: UTC-6 ในเวลามาตรฐาน และ UTC-5 ในช่วงเวลาออมแสง ดังนั้นวาร์รีมักเร็วกว่าเวลาฮิวสตัน 7 หรือ 6 ชั่วโมง ให้ตรวจสอบใหม่ตามวันที่ประชุม หากระบบแสดงเพียงส่วนต่างจาก UTC ให้ตรวจสอบด้วยว่าวันนั้นใช้เวลาออมแสงหรือไม่ อย่าคัดลอกเวลาประชุมครั้งก่อนมาใช้ในฤดูกาลถัดไป ให้ตรวจสอบใหม่ก่อนส่งคำเชิญ
การเปลี่ยนเวลาในสหรัฐฯ ส่งผลต่อช่วงเวลาทำงานที่ตรงกันอย่างไร
เมื่อฮิวสตันเปลี่ยนเวลา ช่วงเวลาทำงานที่ตรงกับวาร์รีอาจเลื่อนไปข้างหน้าหรือถอยหลังหนึ่งชั่วโมง กิจกรรมประชุมประจำสัปดาห์ในปฏิทินที่ตั้งเขตเวลาไว้อย่างถูกต้องมักปรับตามกฎที่เปลี่ยนไป แต่เวลาท้องถิ่นที่กำหนดตามนาฬิกาของเมืองหนึ่งอาจแสดงเป็นเวลาอื่นในอีกเมืองหนึ่ง ตรวจสอบเวลาที่กรอกเองในสเปรดชีต ข้อความแชต หรือตารางเวรอีกครั้ง ทำเครื่องหมายสัปดาห์ที่เปลี่ยนเวลาเป็นการเตือนพิเศษ และขอให้ผู้จัดยืนยันเวลาที่แสดงในทั้งสองเมืองก่อนประชุม
เริ่มจากหาช่วงเวลาทำงานที่ทั้งสองฝ่ายยอมรับได้ แล้วค่อยพิจารณาการเดินทางของผู้เข้าร่วมแต่ละคน ช่วงเช้ามืดในวาร์รีหรือดึกมากในฮิวสตันอาจกระทบสมาธิและความเร็วในการตอบ หากหลีกเลี่ยงเวลาที่ไม่เหมาะสมไม่ได้ ให้ย่อกำหนดการและจัดเตรียมบันทึกการประชุมหรือการส่งต่องานเป็นลายลักษณ์อักษร เวลาที่จัดได้ไม่ได้แปลว่าเหมาะกับผู้เข้าร่วมทุกคน
การเทียบวันที่เมื่อข้ามวัน
เมื่อเวลาข้ามวัน ให้ตรวจสอบวันที่ของทั้งสองเมือง การใส่ชื่อเมืองไว้ข้างเวลาอย่างเดียวไม่เพียงพอ ตัวอย่างเช่น เมื่อฮิวสตันใช้เวลามาตรฐาน วันอังคาร 01:00 ที่วาร์รีตรงกับวันจันทร์ 18:00 ที่ฮิวสตัน ในช่วงเวลาออมแสงของฮิวสตัน วันอังคาร 01:00 เดิมที่วาร์รีจะตรงกับวันจันทร์ 19:00 ที่ฮิวสตัน นี่เป็นเพียงตัวอย่างการเทียบวันที่ ไม่ใช่เวลาที่แนะนำสำหรับการประชุมงาน ให้คงการตั้งค่าเขตเวลาไว้ในกิจกรรมปฏิทิน คำว่า “พรุ่งนี้เช้า” อาจทำให้ทีมต่างเมืองเข้าใจวันที่ท้องถิ่นของตนเองไม่ตรงกัน
ระบุกำหนดส่งงานก่อนและหลังการประชุมแยกกัน ตัวอย่างเช่น หากส่งต่องานในบ่ายวันจันทร์ที่วาร์รี ที่ฮิวสตันอาจยังเป็นเช้าวันจันทร์ หากต้องการคำตอบภายในวันทำงานเดียวกัน ให้ระบุว่าหมายถึงวันที่ของเมืองใด หากต้องการคำนวณจำนวนวันระหว่างการประชุมสองครั้ง ให้ใช้เครื่องมือคำนวณส่วนต่างวันที่ของ CityTimeDate แต่เครื่องมือนี้ไม่ได้พิจารณาเวลาทำงาน
คำเชิญในปฏิทินและการส่งต่องาน
เมื่อสร้างกิจกรรม ให้เลือกเขตเวลาที่ถูกต้องของวาร์รีหรือฮิวสตันก่อน แล้วจึงเชิญผู้เข้าร่วม อย่าสร้างกิจกรรมด้วยเวลาท้องถิ่นก่อนแล้วค่อยเติมส่วนต่างเวลาในข้อความภายหลัง ใส่กำหนดการ เอกสารแนบ ผู้ดำเนินการ และขั้นตอนเมื่อมาสายในคำเชิญ เพื่อให้ผู้ที่เข้าร่วมไม่ได้ยังส่งต่องานได้ ตรวจสอบตัวอย่างการประชุมที่เกิดซ้ำก่อนและหลังเปลี่ยนเวลา เพื่อให้แน่ใจว่ายังแสดงผลตามที่คาด
หากผู้เข้าร่วมจะเชื่อมต่อจากสนามบิน ที่พัก หรือไซต์งาน ให้ระบุวิธีโทรสำรองและช่วงเวลาสำหรับแจ้งความล่าช้า ตั้งการเตือนสำหรับทั้งสองเมืองด้วยตัวจับเวลาของ CityTimeDate และระบุวันที่ท้องถิ่นของวาร์รีในข้อความ เมื่อกำหนดการเปลี่ยน ให้แก้ไขกิจกรรมเดิมเพื่อไม่ให้ทีมเก็บไว้สองเวอร์ชัน
การประสานการโทรงานกับกำหนดการเดินทาง
ระหว่างเดินทางเพื่อทำงาน อย่านัดโทรไว้ใกล้กับช่วงก่อนหรือหลังการเดินทางถึง การรับกระเป๋า การขึ้นรถรับส่ง หรือการเปลี่ยนที่พัก ให้ประเมินก่อนว่าต้องใช้เวลาเท่าใดจากถนนหรือสนามบินไปยังพื้นที่ในร่มที่เงียบพอจะคุยได้ แล้วค่อยตัดสินใจว่าจะเข้าร่วมทันเวลาหรือไม่ หากอินเทอร์เน็ต ไฟฟ้า หรือระยะเวลาเดินทางไม่แน่นอน ให้เตรียมทางเลือกเข้าร่วมด้วยเสียงอย่างเดียว การส่งต่องานเป็นลายลักษณ์อักษร และแผนเลื่อนนัดไว้ล่วงหน้า
สุดท้ายให้ตรวจสอบสามเรื่อง ได้แก่ เขตเวลาและวันที่ของทั้งสองเมือง เวลาของคำเชิญแปลงโดยอัตโนมัติหรือไม่ และผู้เข้าร่วมหลักเห็นข้อมูลเดียวกันหรือไม่ หากจำเป็น ให้แนบภาพหน้าจอหรือการเทียบเวลาเป็นข้อความของวาร์รีกับฮิวสตันไว้ในกำหนดการ แต่อย่าใช้ภาพเก่าแทนการตรวจสอบในวันประชุม หากต้องการตรวจสอบเวลาของเมืองและเครื่องมืออื่นอีกครั้ง ให้กลับไปที่หน้าข้อมูลเมืองวาร์รีของ CityTimeDate
บันทึกเวลาของทีมต่างเมืองควรชัดเจนจนบุคคลที่สามอ่านเข้าใจได้ สำหรับการประชุมแต่ละครั้ง ให้ระบุเมือง วันที่ เวลา ป้ายเขตเวลา และมีการข้ามไปวันถัดไปหรือไม่ ใช้รูปแบบเดียวกันในเอกสารส่งต่องาน เมื่อมีคนพูดว่า “ตอนเช้า” หรือ “ตอนบ่าย” ให้ขอให้ระบุเวลาเป็นตัวเลขและชื่อเมือง เพื่อไม่ให้แต่ละภูมิภาคตีความต่างกัน
เมื่อมีการเปลี่ยนเวลาหรือสมาชิกทีมเดินทาง ผู้จัดอาจส่งข้อความยืนยันสั้น ๆ ก่อนประชุมและขอให้ทุกคนตอบวันที่กับเวลาที่เห็นบนหน้าจอ หากใครเข้าร่วมไม่ได้ ให้ส่งกำหนดการ เส้นตายการตัดสินใจ และการส่งต่องานเป็นลายลักษณ์อักษรล่วงหน้า เพื่อไม่ให้ความผิดพลาดเรื่องเขตเวลาทำให้ต้องจัดกระบวนการทำงานใหม่ทั้งหมด
ก่อนออกเดินทาง ให้ตรวจสอบที่อยู่ เมือง วันที่ จุดนัดพบ หมายเลขโทรศัพท์ติดต่อ และแผนสำรองอีกครั้ง โดยผู้ร่วมเดินทางแต่ละคนต้องอ่านและเข้าใจข้อมูลได้ด้วยตนเอง บันทึกคำตอบล่าสุดไว้ในข้อมูลที่เข้าถึงได้แม้ออฟไลน์ และอัปเดตเมื่อถึงที่หมายตามสถานการณ์จริง อย่าปล่อยให้ข้อความเก่ากำหนดขั้นตอนถัดไป
อ่านเพิ่มเติมและแหล่งข้อมูล
วันจัดงาน เวลาเปิดทำการ และบริการขนส่งอาจเปลี่ยนแปลงได้ โปรดตรวจสอบประกาศอย่างเป็นทางการก่อนออกเดินทาง
