Lai organizētu starppilsētu sanāksmi Beni, Kinšasā un Briselē, katras pilsētas datumu, laika joslu, pieejamos laikus un saziņas veidus ierakstiet vienā kontrolsarakstā un pēc tam pārbaudiet katru punktu ar dalībniekiem.
Apstipriniet trīs pilsētas un valsti, pēc tam norādiet datumu, pieejamo laiku katrā vietā, vadītāju un rezerves kontaktinformāciju. Publiskā pulksteņa dati jāsaglabā atsevišķi no dalībnieku atbildēm, lai izvairītos no automātiskas pārrēķināšanas uz pieņemto laiku.
Vispirms pārbaudiet trīs pilsētas un laika joslas
Lai izvairītos no kļūdām, kas saistītas ar pilsētu vai valsti, Beni, Kinšasa un Brisele ir norādīta kā "pilsēta, valsts un laika zona".Beni pilsētas mājaslapaApstipriniet Beni pilsētas identitāti.
Izveidot kandidātu laika joslu ar pilnu datumu
Katram laikam norādiet pilnu datumu, vietējo laiku un laika joslu, nevis tikai rītu vai pēcpusdienu.Laika joslu datu bāzeNoskaidrojiet laika joslas nosaukumu un izmantojiet pilsētas lapu vai uzticamu pulksteņa rādījumu, lai pārbaudītu, īpaši ņemot vērā pārejas dienas.
Pārbaudīt dalībnieku pieejamību
Atšķiriet jautājumus par vadītāja, runātāja un katra dalībnieka pieejamo laiku, pieprasot atbildes ar pilnu datumu un pilsētas laiku.
Pārbaudīt konferences saiti un vadītāju
Ielūgumi uz sapulcēm pārbauda datumu, sākuma un beigu laiku, laika joslu, saiti, vadītāju un failu piekļuves tiesības. Saglabājiet oficiālo saiti un rezerves kontaktinformāciju vienā sarakstā, lai izvairītos no neidentificējamības pēc uzaicinājuma nosūtīšanas.
Gatavošanās pārcelšanai un rezerves saziņai
Ja kāds nevar ierasties, skaidri norādiet noteikumus par pārcelšanu, alternatīvo laiku un saziņas veidu, kas jāizmanto pirmais.Laiks un datumsPārbaudes tiek veiktas, bet galu galā dalībniekiem ir jāapstiprina.
Ielūgumi tiek nosūtīti, izmantojot divus atsevišķus pulksteņus, un ielūgumos tiek norādīta pilsēta, datums, laika josla un kontaktpersona, kurai jāatceļ vai jāpārceļ sapulce.
Papildu lasāmviela un avoti
Pasākumu datumi, darba laiks un transporta pakalpojumi var mainīties. Pirms ceļojuma pārbaudiet oficiālo jaunāko informāciju.
